Bestuurssecretaresse Utrecht | 32-36 uur
Net als wij vind je dat iedereen in Nederland toegang moet hebben tot het recht. Als Juridisch Loket helpen we mensen met juridische vragen en problemen op weg naar een rechtvaardige oplossing. Dat doen we als landelijke organisatie met 30 vestigingen en ruim 450 collega's.
Willemijn van Helden en Rob Janssen vormen samen het collegiale bestuur van het Juridisch Loket. Het bestuurssecretariaat bestaat uit twee bestuurssecretaresses, die ieder voornamelijk één bestuurder ondersteunen en nauw met elkaar samenwerken. In deze functie ligt jouw focus op de ondersteuning van Rob Janssen; je collega ondersteunt voornamelijk Willemijn van Helden. Zo werk je dagelijks dicht op de bestuurlijke praktijk.
Zo help jij ons helpen
Als bestuurssecretaresse ben jij een belangrijke organisatorische en administratieve steun voor het bestuur. Je hebt dagelijks contact met de bestuurders, denkt vooruit en zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun strategische en beleidsmatige taken. Daarbij krijg je te maken met uiteenlopende en regelmatig vertrouwelijke onderwerpen.
Je coördineert bestuurlijke vergader- en besluitvormingstrajecten, bereidt agenda's en stukken voor en bewaakt besluiten, actiepunten en termijnen. Je zorgt dat de juiste informatie op tijd beschikbaar is en spreekt betrokkenen hier waar nodig actief op aan.
Daarnaast beheer je complexe agenda's en planningen, organiseer je bijeenkomsten en werkbezoeken en onderhoud je contact met interne en externe relaties. Ook krijg je een belangrijke rol in de verdere professionalisering van onze digitale informatiehuishouding: je wordt kartrekker van de inrichting en het beheer van een centraal digitaal archief.
Dit is jouw team
Je maakt deel uit van team Besturen & Beheren, waar onder andere financieel beheer, control, gegevensanalyse, privacy en inkoop zijn ondergebracht. Je werkt nauw samen met de andere bestuurssecretaresse en de twee bestuurssecretarissen, die ieder aan één van de bestuurders zijn gekoppeld. Samen zorgen jullie ervoor dat de bestuurlijke processen goed en zorgvuldig verlopen. De bestuurssecretaresses stemmen onderling veel af en nemen waar nodig werkzaamheden van elkaar over.
Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Business Control is je leidinggevende. Vanuit je functie werk je nauw samen met de bestuurders en het hoofd Strategie, Beleid en Communicatie. Daarnaast heb je regelmatig contact met onder andere leden van het managementteam, de ondernemingsraad, de Raad van Toezicht en externe relaties. Incidenteel heb je contact met teamleiders en regioregisseurs in de verschillende regio’s.
Dit ben jij
Je bent sterk in plannen en organiseren, houdt overzicht en weet zelfstandig de juiste prioriteiten te stellen. Je denkt vooruit en wacht niet af wanneer je ziet dat iets aandacht nodig heeft. Je signaleert tijdig wanneer afspraken of termijnen in het gedrang komen, onderneemt actie en durft anderen hier op een prettige maar duidelijke manier op aan te spreken.
Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waarin je snel moet kunnen schakelen. Je communiceert gemakkelijk met verschillende gesprekspartners, weet je aanpak aan te passen aan de situatie en blijft zorgvuldig wanneer er veel tegelijk speelt. Omdat je dicht op het bestuur werkt, begrijp je bovendien hoe belangrijk discretie is en ga je bewust en professioneel om met vertrouwelijke informatie.
Werken voor een bestuur vraagt ook om flexibiliteit. Bestuurlijke agenda's kunnen onverwacht veranderen en soms vraagt een situatie buiten reguliere werktijden om jouw aandacht. Je bent daarom bereid om, wanneer dat echt nodig is, incidenteel buiten kantooruren iets op te pakken.
Volgens ons vraagt deze functie om ruime ervaring in een complexe secretariële of ondersteunende functie op bestuurs-, directie- of managementniveau en minimaal hbo werk- en denkniveau.
Dit bieden we jou
Je krijgt een belangrijke rol in een organisatie van maatschappelijke betekenis. Daar hoort een passende beloning bij:
- Voor deze functie geldt een voorlopige inschaling in schaal H van de cao Rechtsbijstand: € 3540, - tot maximaal € 4760,- op basis van 36 uur per week.
- We bieden je veel ruimte en ondersteuning voor je persoonlijke ontwikkeling. Zo volg je een uitgebreid inwerktraject en heb je toegang tot opleidingen en coaching.
- Uiteraard alle gebruikelijke arbeidsvoorwaarden conform CAO Rechtsbijstand zoals een eindejaarsuitkering van 8,3%, ruime ouderschapsverlofregelingen, een sportvergoeding, een bijdrage van 2/3 deel aan je pensioenpremie, mogelijkheid tot (ver)kopen van verlof, mogelijkheid tot 40-urige werkweek en compensatieverlof, etc.
- Een jaarcontract met zicht op een vaste aanstelling voor 32-36 per week.
- Een baan op het hoofdkantoor in hartje Utrecht, op een steenworp van Utrecht Centraal en het bruisende centrum.
Vanwege de aard van de functie werk je voornamelijk op kantoor. In overleg is er ruimte om af en toe thuis te werken.
Is dit jouw job?
We ontvangen je sollicitatie graag uiterlijk 16 september. Klik op “solliciteren” en de rest wijst zich vanzelf. De eerste gespreksronde vindt plaats op 22 en 23 september.
Let op: Geen ‘traditionele’ motivatiebrief
We vinden het belangrijk om alle kandidaten op dezelfde manier te beoordelen. We willen daarom geen ‘traditionele’ motivatiebrief. We vragen je om in jouw brief antwoord te geven op drie vragen die je hieronder vindt. Op basis van je antwoorden bepalen wij of jouw profiel en jouw verwachtingen aansluiten bij de functie. Dus: neem er even de tijd voor, want dit is samen met je CV het enige waar we je in deze ronde op beoordelen. Je mag putten uit ervaringen in je werk, vrijwilligerswerk, opleiding, privésfeer enzovoorts. Er zijn geen foute antwoorden, alleen jouw antwoorden.
Gebruik per vraag niet meer dan 200 woorden en geef concrete voorbeelden.
1. Beschrijf een situatie waarin je verantwoordelijk was voor het bewaken van meerdere afspraken, deadlines en actiepunten tegelijk. Hoe hield je overzicht en wat deed je wanneer afspraken of deadlines niet vanzelf werden nagekomen? Hoe heb je betrokkenen hierop aangesproken en ervoor gezorgd dat er tijdig actie werd ondernomen?
2. In deze functie werk je regelmatig met gevoelige en vertrouwelijke informatie. Geef een voorbeeld van een situatie waarin discretie belangrijk was. Hoe ben je hiermee omgegaan?
3. Beschrijf een situatie waarin onverwacht meerdere urgente verzoeken tegelijkertijd op je afkwamen. Hoe heb je bepaald wat prioriteit had, hoe heb je hierover gecommuniceerd en wat was het resultaat?
Springt jouw sollicitatie eruit? Dan nodigen we jou uit voor het eerste gesprek. Wil je meer weten voordat je gaat solliciteren? Neem gerust contact op met bestuurder Rob Janssen (06-43299909 / robjanssen@juridischloket.nl) of met recruiter Loes Wortel (lwortel@juridischloket.nl / 06 1515 0466).
Werken bij Het Juridisch Loket
Bij het Juridisch Loket werk je aan rechtshulp die er echt toe doet. Je helpt mensen verder en draagt zo bij aan een rechtvaardige samenleving. Dat doe je samen met betrokken collega’s, binnen een mensgerichte teamsfeer waarin collega’s elkaar helpen en kennis delen. Het werk is betekenisvol en kan ook intensief zijn. Daarom vraagt het om vakmanschap, professionaliteit en veerkracht.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.