Directiesecretaresse

Het Juridisch Loket is een landelijk werkende organisatie en een onafhankelijke stichting met 30 vestigingen en ruim 350 collega’s, verspreid over heel Nederland. Vanuit het hoofdkantoor in Utrecht (nabij station Utrecht Centraal) worden deze 30 locaties ondersteund door Bedrijfsvoering, waaronder het directiesecretariaat, bestaande uit twee directiesecretaresses.

Als directiesecretaresse faciliteer en ontzorg je het werkproces van de twee Bestuurders en het MT zodat de ondersteunende, secretariële en administratieve processen efficiënt verlopen. Het accent van deze vacature ligt op de ondersteuning van de beide bestuurders. Daarbij heb je nauw contact met management, collega’s van bedrijfsvoering, de Ondernemingsraad en de Raad van Toezicht. Ook onderhoud je externe contacten. In deze functie wordt een hoge mate van integriteit en vertrouwelijkheid verwacht ten aanzien van alle informatiestromen. Tijdens de vakantieperiode van één van de twee directiesecretaresses wordt elkaar waargenomen.

Kerntaken

• Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van zowel de bestuurders als het voltallige MT voor in- en externe afspraken;
• Je onderhoudt in- en externe contacten met medewerkers, managers en relaties;
• Je verzorgt zelfstandig de correspondentie en werkt deze uit;
• Je behandelt binnengekomen telefoongesprekken en handelt deze direct af daar waar mogelijk;
• Je verzorgt de correspondentie betreffende verboden voor klanten in opdracht van de Manager Uitvoering (waarschuwingen, locatieverboden, contactverboden) en informeert betrokkenen hierover;
• Je verzorgt en organiseert vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten, zowel in- als extern;
• Je notuleert wekelijks vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten (onder andere voor  bestuurdersoverleg en MT) en werkt deze uit;
• Je stelt de agenda op voor Bestuurders- en  MT vergaderingen;
• Je bewaakt voorgenomen besluiten en deadlines ten behoeve van het bestuur en MT;
• Je bent verantwoordelijk voor het inrichten, beheren, systematiseren, actualiseren en het periodiek schonen van diverse archieven (G- schijf, Microsoft Teams)

Functie-eisen en competenties

Je bent in staat om efficiënt prioriteiten te stellen en te plannen, waarbij rekening wordt gehouden met onvoorziene omstandigheden. Je vindt snel je weg in de organisatie en speelt flexibel in op veranderingen. Verder heb je integriteit hoog staan en bewaar je van nature rust en overzicht.

Je hebt HBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaren aantoonbare relevante ervaring als directiesecretaresse of bestuursassistent  in een veranderende omgeving. Je kan goed notuleren en besluitenlijsten opstellen. Werkervaring in een bestuurlijke omgeving is een pré.

Wat bieden we jou?

De functie van Directiesecretaresse is voor 36 uur per week. De functie is voorlopig, tot nieuwe herwaardering, ingeschaald in schaal G van de CAO Rechtsbijstand  € 2.547,00 tot maximaal € 3.476,00 op basis van 36 uur per week.  In de CAO voor Rechtsbijstand is o.a. een eindejaarsuitkering van 8,3% en diverse personeelsvoorzieningen opgenomen. Aanstelling vindt vooralsnog plaats voor de duur van een jaar. Bij gelijkblijvende bedrijfsvoering met de mogelijkheid tot verlenging bij goed functioneren.

Informatie en reactie

Ben je geïnteresseerd in deze functie? Klik dan op solliciteren. In je motivatie lezen we graag waarom jij voldoet aan de functie eisen en waarom je bij het Juridisch Loket wilt komen werken. Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met Esther Jansen, manager HR, via ejansen@juridischloket.nl. Reageren kan tot en met 9 mei a.s..