Managementassistent

Het Juridisch Loket geeft eerste hulp bij juridische vragen, conflicten en geschillen. Onze juristen geven juridische informatie en adviezen aan klanten in heldere taal en verwijzen gericht naar externe deskundigen en organisaties als dit nodig is. Het Juridisch Loket is een landelijk werkende organisatie met 30 vestigingen. Vanuit het hoofdkantoor in Utrecht (dicht bij Centraal Station) worden de 30 vestigingen ondersteund door de verschillende stafafdelingen, waaronder M&C, ICT, HR en Finance & Facilities.

Als Managementassistent faciliteer je het werkproces van de Algemeen Directeur en het MT zodat de ondersteunende, secretariële en administratieve processen efficiënt verlopen. Daarbij heb je nauw contact met de managers Dienstverlening en collega’s van Bedrijfsvoering. Ook onderhoud je externe contacten. De functie valt direct onder de Manager Bedrijfsvoering.

** Taken en verantwoordelijkheden**

• Verzorgt zelfstandig de correspondentie (e-mails, brieven, notities, rapporten etc.) en werkt deze uit;
• Behandelt binnengekomen telefoongesprekken en handelt deze direct af daar waar mogelijk;
• Is verantwoordelijk voor het agendabeheer van het voltallige MT voor in- en externe afspraken;
• Onderhoudt in- en externe contacten met medewerkers, managers en relaties (en het beheert van vertrouwelijke informatie);
• Behandelt binnenkomende klachten, handelt af waar mogelijk en stuurt door naar de klachtencommissie. Verzorgt ook de correspondentie van de klachtencommissie;
• Verzorgt de correspondentie betreffende verboden (waarschuwingen, locatieverboden, contactverboden) en informeert betrokkenen hierover;
• Verzorgt en organiseert vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten;
• Notuleert vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten (onder andere voor MT, ondernemingsraad en Raad van Toezicht) en werkt deze uit;
• Is verantwoordelijk voor het inrichten, beheren, systematiseren, actualiseren en het periodiek schonen van diverse archieven;
• Bewaakt voorgenomen besluiten en deadlines ten behoeve van het MT;

Herken jij jezelf in onderstaande competenties?

• Jij neemt initiatief, kan je werk goed plannen en organiseren
• Jij werkt nauwkeurig;
• Jij bent een teamplayer en communicatief vaardig;
• Jij hebt ervaring binnen een veranderende omgeving;
• Jij bent dienstverlenend;
• Jij stelt hoge eisen aan de kwaliteit van jouw werk;
• Jij hebt integriteit hoog in het vaandel staan.                                                                                                                                                                              

Functie-eisen

• Je beschikt over een HBO diploma;
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare relevante ervaring als directiesecretaresse / management assistent;
• Je kan goed notuleren en besluitenlijsten opstellen;
• Affiniteit met juridische dienstverlening;
• Werkervaring in een bestuurlijke omgeving is een pré.                                                                                                                                                        

Salaris

Het salaris is ingeschaald in salarisschaal H van CAO Rechtsbijstand. De indeling is afhankelijk van kennis en ervaring. Daarnaast ontvang je 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Aanstelling vindt vooralsnog plaats voor de duur van een jaar. Bij gelijkblijvende bedrijfsvoering en bij goed functioneren bestaat de mogelijkheid tot verlenging. De arbeidsomvang is 32 uur per week.

Ben jij geïnteresseerd?

Reageer dan voor 25 november 2020 door in onze portal jouw CV en motivatie in één PDF te uploaden. Alleen sollicitaties via de portal worden in behandeling genomen.  Voor extra informatie over de functie kun je contact opnemen met Esther Jansen, manager HR, via ejansen@juridischloket.nl. De sollicitatiegesprekken worden zo snel mogelijk na sluitingsdatum gepland.

Wij werken niet met recruiters voor de invulling van onze vacatures.